Pandemia COVID-19 zmieniła niemal wszystko w naszym sposobie pracy. Home office, spotkania wideo, elastyczne godziny pracy – wszystko to stało się normą. Ale czy wraz z tymi zmianami powinniśmy porzucić również podstawowe zasady savoir-vivre? Obserwując obecny rynek pracy, coraz częściej widzę, że granice dobrego wychowania ulegają zatarciu. A przecież umiejętność zachowania się w różnych sytuacjach zawodowych to nadal jedna z kluczowych kompetencji miękkich.
Rekrutacja – pierwsze wrażenie liczy się podwójnie
W procesie rekrutacyjnym savoir-vivre zaczyna się już od pierwszego kontaktu. Nie chodzi tylko o formalne "dzień dobry" czy "dziękuję za rozmowę". To całokształt zachowania, który świadczy o naszej kulturze osobistej i profesjonalizmie.
Kluczowe zasady w rekrutacji:
1. Punktualność i przygotowanie techniczne
Przybycie 5-10 minut przed umówionym czasem (ale nie wcześniej!)
Testowanie połączenia internetowego i kamery przed rozmową wideo
Przygotowanie zapasowego sposobu kontaktu w razie problemów technicznych
Wyłączenie powiadomień na telefonie i komputerze podczas rozmowy
2. Przygotowanie merytoryczne
Przestudowanie strony internetowej firmy, jej misji i wartości
Znajomość podstawowych informacji o branży i konkurencji
Przygotowanie pytań o firmę i stanowisko (minimum 3-5 przemyślanych pytań)
Przeanalizowanie ogłoszenia o pracę i dopasowanie swoich kompetencji
3. Dress code i wygląd
Wybór stroju odpowiedniego do kultury firmy (sprawdź zdjęcia zespołu na stronie)
Unikanie zbyt intensywnych zapachów (perfumy, dezodoranty)
Zadbany wygląd nawet podczas rozmów wideo (górna część garderoby!)
Neutralne tło podczas rozmów online
4. Komunikacja i zachowanie
Uścisk dłoni (gdy jest to kulturowo apropiate) – pewny, ale nie za mocny
Kontakt wzrokowy bez wpatrywania się
Jasne, konkretne odpowiedzi z przykładami z doświadczenia
Unikanie słów-parazytów ("no", "właśnie", "tak jakby")
Pozytywny język ciała – otwarta postawa, uśmiech
5. Follow-up i dalszy kontakt
Mail z podziękowaniem w ciągu 24 godzin po rozmowie
Krótkie podsumowanie kluczowych ustaleń z rozmowy
Wyrażenie zainteresowania dalszym procesem
Przesłanie dodatkowych materiałów, jeśli zostały uzgodnione
Biuro po pandemii – nowe zasady starej gry
Powrót do biur przyniósł ze sobą ciekawe wyzwania. Część osób przez lata pracowała zdalnie i musiała na nowo nauczyć się funkcjonowania w przestrzeni wspólnej. Inne przyzwyczaiły się do swobody home office'u i trudno im przystosować się do biurowych konwenansów.
Szczegółowe zasady współpracy w biurze:
Przestrzeń wspólna – konkretne zasady:
1. Kuchnia biurowa
Mycie naczyń bezpośrednio po użyciu
Nie pozostawianie jedzenia w lodówce dłużej niż tydzień
Podpisywanie własnego jedzenia, jeśli nie chcesz nim dzielić
Sprzątanie po sobie powierzchni roboczych
Uzupełnianie ekspresu do kawy/czajnika po wykorzystaniu
2. Sale konferencyjne
Rezerwacja sal zgodnie z systemem firmy
Punktualne rozpoczynanie i kończenie spotkań
Wyciszanie telefonów przed wejściem
Zostawianie sali w stanie lepszym niż zastaliśmy
Sprawdzanie czy wszystkie urządzenia są wyłączone
3. Przestrzeń osobista
Utrzymywanie porządku na własnym biurku
Niezostawianie ważnych dokumentów na widoku
Szacunek dla prywatnych rozmów współpracowników
Pytanie o zgodę przed pożyczeniem rzeczy z cudzego biurka
Komunikacja interpersonalna – kluczowe elementy:
1. Powitania i pożegnania
Powitanie wszystkich obecnych przy wejściu do pomieszczenia
Użycie imion podczas witania się (nie tylko "dzień dobry")
Pożegnanie się przed wyjściem z biura
Informowanie zespołu o dłuższej nieobecności
2. Rozmowy w miejscu pracy
Prowadzenie prywatnych rozmów telefonicznych poza miejscem pracy
Unikanie głośnych dyskusji w open space
Wykorzystywanie sal do rozmów poufnych
Szacunek dla koncentracji innych – sygnalizowanie pilności
3. Konstruktywne komunikowanie
Krytykowanie pomysłów, nie osób
Używanie "ja" zamiast "ty" w trudnych rozmowach
Wyrażanie uznania dla dobrej pracy współpracowników
Bezpośrednie rozwiązywanie konfliktów zamiast plotkowania
4. Różnorodność i inkluzywność
Unikanie komentarzy na temat wyglądu, wieku, pochodzenia
Używanie języka neutralnego płciowo gdy to możliwe
Szacunek dla różnych stylów pracy i komunikacji
Włączanie wszystkich w rozmowy i decyzje zespołowe
Etykieta cyfrowa – szczegółowe wytyczne:
1. Spotkania wideo
Testowanie sprzętu przed ważnymi spotkaniami
Wyciszanie mikrofonu gdy nie mówimy
Unikanie jedzenia przed kamerą
Profesjonalne tło lub rozmycie
2. Komunikacja elektroniczna
Odpowiadanie na służbowe e-maile w ciągu 24-48 godzin
Używanie tematów wiadomości, które odzwierciedlają treść
Oznaczanie priorytetów tylko gdy naprawdę jest to pilne
Unikanie "reply all" gdy nie jest konieczne
3. Komunikatory firmowe
Używanie statusów do informowania o dostępności
Szacunek dla czasu po godzinach pracy
Używanie odpowiednich kanałów (służbowe vs. prywatne)
Profesjonalny ton nawet w nieformalnych kanałach
Spotkania służbowe – sztuka profesjonalnej rozmowy
Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się w biurze, restauracji, czy podczas wydarzeń networkingowych, zasady pozostają podobne.
Szczegółowe zasady spotkań służbowych:
Spotkania w biurze:
1. Przygotowanie i organizacja
Wysyłanie agendy minimum 24 godziny przed spotkaniem
Rezerwacja odpowiedniej sali z niezbędnym wyposażeniem
Przygotowanie materiałów i prezentacji wcześniej
Testowanie sprzętu technicznego przed spotkaniem
Określenie jasnych celów i oczekiwanych rezultatów
2. Podczas spotkania
Punktualne rozpoczęcie i zakończenie
Powitanie wszystkich uczestników, szczególnie nowych osób
Przedstawienie uczestników, jeśli nie wszyscy się znają
Aktywne słuchanie bez przerywania
Notowanie kluczowych ustaleń i decyzji
Utrzymywanie fokusa na tematach z agendy
3. Zarządzanie dyskusją
Dawanie każdemu szansy na wypowiedzenie się
Taktowne przerywanie, gdy dyskusja schodzi z tematu
Podsumowywanie kluczowych punktów
Jasne delegowanie zadań z terminami
Ustalanie następnych kroków
Spotkania w restauracjach i miejscach zewnętrznych:
1. Wybór miejsca i organizacja
Wybór restauracji odpowiedniej do charakteru spotkania
Rezerwacja stolika z odpowiednim zapewnieniem prywatności
Informowanie gości o dress code lub charakterze miejsca
Punktualne przybycie (gospodarz 5-10 minut wcześniej)
2. Etykieta przy stole
Oczekiwanie na wszystkich przed rozpoczęciem posiłku
Podstawowa znajomość etykiety przy stole
Unikanie trudnych do jedzenia potraw podczas ważnych rozmów
Wyłączenie telefonu lub pozostawienie go w trybie cichym
Płacenie rachunku zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami
3. Prowadzenie rozmowy biznesowej
Rozpoczęcie od small talku przed przejściem do spraw biznesowych
Unikanie kontrowersyjnych tematów osobistych
Dawanie czasu na komfortowe zjedzenie posiłku
Nienadużywanie alkoholu (jeśli w ogóle)
Wydarzenia networkingowe:
1. Przygotowanie
Przygotowanie krótkiej autoprezentacji (elevator pitch)
Zabranie odpowiedniej ilości wizytówek
Ubranie się stosownie do charakteru wydarzenia
Zapoznanie się z listą uczestników, jeśli dostępna
2. Podczas wydarzenia
Aktywne podchodzenie do nowych osób
Umiejętność prowadzenia small talku
Łączenie osób, które mogą mieć wspólne interesy
Wymienianie kontaktów w naturalny sposób
Uczestnictwo w prezentacjach i panelach dyskusyjnych
3. Follow-up po wydarzeniu
Skontaktowanie się z nowymi znajomościami w ciągu 2-3 dni
Personalizowanie wiadomości nawiązujących do rozmowy
Zaproponowanie konkretnego spotkania lub współpracy
Połączenie się w mediach społecznościowych zawodowych
Dlaczego to wszystko nadal ma znaczenie?
W dobie algorytmów i automatyzacji, to właśnie umiejętności interpersonalne stają się naszą przewagą konkurencyjną. Klienci i współpracownicy wybierają tych, z którymi czują się komfortowo, którym ufają i których szanują.
Savoir-vivre to nie sztywne protokoły z przeszłości, ale żywe narzędzie budowania relacji. To inwestycja w naszą markę osobistą i zawodową reputację. W świecie, gdzie wszystko dzieje się szybko, umiejętność zachowania klasy i profesjonalizmu wyróżnia nas z tłumu.
Szczegółowe praktyczne wskazówki
1. Obserwacja środowiska pracy
Pierwsze dni w nowej pracy – obserwuj, jak inni się ubierają
Zwracaj uwagę na sposób komunikacji (formalna vs. nieformalna)
Poznaj niepisane zasady (np. czy są tradycyjne piątkowe spotkania)
Dostosuj swój styl do kultury organizacyjnej, ale zachowaj autentyczność
Zapytaj mentora lub HR o specyficzne zasady firmowe
2. Zarządzanie wątpliwościami
Lepiej zapytać o dress code niż zjawić się nieodpowiednio ubranym
W razie wątpliwości co do formalności spotkania – wybierz opcję bardziej formalną
Sprawdź wcześniej, czy spotkanie będzie nagrywane lub transmitowane
Zapytaj o kulturę firmową dotyczącą prezentów, życzeń, świętowania
Nie wstydź się pytać o protokół w sytuacjach międzykulturowych
3. Budowanie autentyczności
Savoir-vivre to nie udawanie, ale pokazywanie najlepszej wersji siebie
Bądź konsekwentny w swoim zachowaniu wobec wszystkich
Nie zmieniaj drastycznie swojej osobowości dla różnych ludzi
Ucz się od błędów bez dramatyzowania
Pamiętaj, że profesjonalizm i ciepło w relacjach mogą iść w parze
4. Uczenie się od innych
Identyfikuj osoby szanowane w organizacji i obserwuj ich zachowanie
Zwracaj uwagę na to, jak radzą sobie z trudnymi sytuacjami
Nie kopiuj bezmyślnie, ale adaptuj dobre praktyki do swojego stylu
Ucz się od międzynarodowych kolegów różnych konwencji kulturowych
Korzystaj z feedbacku od przełożonych i współpracowników
5. Podstawy, które nigdy nie wyjdą z mody
"Dziękuję" – za każdą pomoc, czas poświęcony, konstruktywną krytykę
"Przepraszam" – za błędy, spóźnienia, niedociągnięcia
"Proszę" – przy każdej prośbie, bez względu na pozycję w hierarchii
"Miło Cię poznać" – przy pierwszym spotkaniu z nową osobą
"Czy mogę pomóc?" – gdy widzisz, że ktoś ma trudności
Dodatkowe zasady dla liderów i menedżerów:
1. Dawanie przykładu
Jako lider jesteś obserwowany przez zespół
Twoje zachowanie ustala standard dla całej grupy
Nie oczekuj od innych tego, czego sam nie praktykujesz
Przyznawaj się do błędów i pokazuj, jak je naprawiać
2. Wspieranie rozwoju zespołu
Dawaj konstruktywny feedback na temat komunikacji i zachowania
Organizuj szkolenia z zakresu soft skills
Nagradzaj i wyróżniaj dobre praktyki w zespole
Stwórz bezpieczne środowisko do nauki i popełniania błędów
3. Zarządzanie różnorodnością
Szanuj różne style komunikacji i kulturowe tła
Dostosowuj swój styl przywództwa do potrzeb zespołu
Edukuj się na temat różnych kultur w międzynarodowym środowisku
Bądź świadomy swoich nieświadomych uprzedzeń
Pandemia nauczyła nas elastyczności, ale nie powinna sprawić, że zapomnimy o szacunku dla innych. W końcu biznes to nadal relacje między ludźmi, a te buduje się na fundamencie wzajemnego szacunku i kultury osobistej.
Co sądzicie o roli savoir-vivre w dzisiejszym biznesie❓ Jakie zmiany zaobserwowaliście po pandemii w swoich organizacjach❓
#SavoirVivre #KulturaOrganizacyjna #Rekrutacja #Profesjonalizm #Leadership #BiuroPoPandemii
